Kondominiumverwaltung

DIE JAHRESBILANZ bzw. ABRECHNUNG

Die Abrechnung führt die Ausgaben und Einnahmen während eines Haushaltsjahres an, mit den relativen Summen und kann analytisch (d.h. detailiert, im Sinne, dass jede einzelne Bewegung mit dem relativen Datum verdeutlicht ist) oder synthetisch (d.h. zusammenfassend, im Sinne, dass die einzelnen Bewegungen zu Gruppen vereint mit ihrer Zwischensumme dargelegt werden, wie z.B. "Bankspesen") sein. Es ist eine gute Gewohneit diese Abrechnung einer genauen Kontrolle von mindestens zwei Miteigentümern, die dazu ernannt wurden (die sogenannten Rechnungsprüfer), zu unterziehen. Die Rechnungsprüfer müssen alle einzelnen Angaben der Abrechnung mit den vom Verwalter gesammelten Unterlagen vergleichen. Es bleibt allerdings ein Recht jedes Miteigentümers diese Unterlagen ansehen zu dürfen, sofern dies die Arbeit des Verwalters nicht beeinträchtigt.

Die Beträge der Abrechnung müssen also zwischen den verschiedenen materiellen Anteilen (M.A.), nach den in der Hausordnung oder von der Versammlung festgelegten Kriterien, aufgeteilt werden (die Aufteilungskriterien sind zumeist in den sogenannten Tausendsteltabellen kristallisiert).

Während die Interpretation der Ausgaben und Einnahmen in der Abrechnung keine grossen Schwierigkeiten bereiten sollte, könnte das Verständnis der Aufteilung nicht ebenso einleuchtend sein. Deshalb folgt nun eine kurze Beschreibung der einzelnen Reihen der Aufteilungsbilanz:

• normalerweise werden in der ersten Reihe die Nummern der einzelnen materiellen Anteile mit den jeweiligen Namen der Miteigentümer aufgelistet;
• es folgen dann eine oder mehrere Reihen, benannt nach der jewiligen Aufteilungstabelle, nach welcher bestimmte Spesen aufgeteilt werden (Siehe AUFTEILUNGSKRITERIEN); in jeder Reihe sind die Beträge, die den einzelnen M.A. zugerechnet werden, festgeschrieben (oftmals sind in Klammern auch die diesbezüglichen Tausendstel angeführt).
• darauf folgt gewöhnlicherwiese eine Reihe, welche die Summen der vorhergehenden Reihen enthält, also den Gesamtbetrag der Ausgaben für jeden einzelnen materiellen Anteil (in unseren Abrechnungen heisst Sie "Totale gestione");
• eine weitere Reihe führt die Endsalden des vorhergehenden Jahres an (in unseren Bilanzen wird Sie "Saldi di fine Es. prec." genannt), um eventuelle vorhergehende Schulden bzw. Kredite zu verrechnen; ACHTUNG: in unseren Abrechnungen bedeuten ab 2005 negative Summen, dass der Miteigentümer Schulden gegenüber dem Kondominium hat, positive Beträge bedeuten einen Kredit des Miteigentümers;
• dann kommt eine Reihe mit den von den einzelnen Miteigentümern im Laufe des Haushaltsjahres eingezahlten Beträgen für die einzelnen M.A.;
• die letzte Reihe führt die Endsummen für die einzelnen materiellen Anteile an, d.h. die neuen Salden; in unserem Falle kann man diesen Betrag sehr einfach berechnen, indem man die Beträge der vorhergehenden drei Reihen zusammenzählt, also "Totale gestione", "Saldi di fine Es. prec." und "Rate versate"; wie bereits erwähnt ist die Reihe der Endsummen zugleich auch die Reihe der neuen Salden (was dann im Haushaltsplan "Saldo di fine Es. prec." genannt wird).

DER HAUSHALTSPLAN oder Kostenvoranschlag

Der Haushaltsplan, welcher gewöhnlich auf der vorhergehenden Abrechnung beruht, ist eine Schätzung der bevohrstehenden Kondominiumspesen im neuen Jahr und unterliegt, wie die Abrechnung, einer Genehmigung der Versammlung. Auch hier müssen die einzelnen Beträge zwischen den Miteigentümern aufgeteilt werden, um in etwa festzulegen, wie viel Spesen den einzelne materiellen Anteilen anfallen. Der Haushaltsplan wird den Miteigentümern vor der Versammlung, in welcher er genehmigt werden sollte, zugesandt. Sowohl der Haushaltsplan, als auch seine Aufteilung folgen den gleichen Prinzipien der Abrechnung.

DER RATENPLAN

Die Raten sind eine Anzahlung der Kondominiumspesen, die in einem bestimmten Zeitraum vorausgesehen sind. Ist das Geschäftsjahr beendet, berechnet man wie viel für jeden einzelnen materiellen Anteil ausgegeben worden ist (Siehe ABRECHNUNG) und stellt fest, welche Miteigentümer mehr und welche weniger eingezahlt haben, als für ihre Einheiten tatsächlich ausgegeben worden ist.

Der Ratenplan gründet völlig auf dem Haushaltsplan, und zeigt die Beträge, die jeder Miteigentümer innerhalb bestimmter Fälligkeiten, auf das Konto des Kondominiums überweisen muss.

AUFTEILUNGSKRITERIEN

Die Aufteilungskriterien, welche den gesetzlichen Richtlinien folgen müssen, sind in der Hausordnung und/oder werden von der Versammlung festgelegt und sind eng mit den Aufteilungstabellen verbunden (gewöhnlicherweise sind es die sog. Tausendsteltabellen), und zwar so eng, dass häufig diese Tabellen ausreichen, um alle Aufteilungskriterien zusammengefasst, aber doch vollständig wiederzugeben. Es können allerdings einige besonderen Fälle auftreten, wo bestimmte Ausgaben nicht nach einer einzigen Tabelle aufzuteilen sind, sondern nach mehreren. Ein Beispiel soll hier zu Hilfe kommen: nehmen wir an, dass in einem Kondominium zwei verschiede Tausendsteltabellen für Spesen des Treppenhauses und Spesen der Garagen vorgesehen sind, dass aber nur eine einzige Stromrechnung und ein einziger Zähler für beide Bereiche da sind. Diese Stromrechnung muss zum Teil nach der einen Tabelle, zum Teil nach der anderen Tabelle unter den materiellen Anteilen aufgeteilt werden, und zwar in einem von der Versammlung vorgesehenen Verhältnis. Hier spielt also ein weiteres Aufteilungskriterium mit.

Es ist darum klar, dass jede Ausgabe, die in der Bilanz vorgelegt wird, mit einer oder mehereren Aufteilungstabellen verbunden ist. Es sei hier bemerkt, dass die Aufteilungskriterien den Miteigentümern nicht vor jeder Versammlung zugesandt werden, da sie ohne einen neuen Beschluss der Versammlung unverändert bleiben und in den vorhergehenden Sitzungsprotokollen aufgefunden werden können. Es ist jedoch Recht jedes Miteigentümers, die geltenden Aufteilungskriterien zu erfahren, indem er den Verwalter ausdrücklich danach fragt oder sie im geschützten Bereich der Webseite nachliest.

Zusammenfassend kann man behaupten, dass die Aufteilungskriterien die Gattung, die Aufteilungstabellen die besondere Art sind.

Alle Aufteilungskriterien, also auch die Tausendsteltabellen, können von der Versammlung der Miteigentümer geändert werden, wenn nur die notwendigen Mehrheiten bestehen.

KASSAPRINZIP und KOMPETENZPRINZIP

Das Kassaprinzip

Nach diesem Prinzip werden in der Bilanz lediglich diejenigen Ausgaben berücksichtigt, die tatsächlich auch im Gechäftsjahr bezahlt worden sind, nicht aber die, die sich zwar auf dieses Gechäftsjahr beziehen, aber noch ausständig sind (bei Stromrechnungen bezieht sich der tatsächliche Verbrauch oft auf das vorhergehende Jahr, während ihre Bezahlung erst im darauffolgenden Jahr stattfindet). Dieses Prinzip gewährt eine prefekte Übereinstimmung der Bankbewegungen (des Kontoauszugs) mit den Bewegungen, die in der Bilanz aufscheinen. Dies vereinfacht zwar die Kontrolle der Buchhaltung, führt aber andererseits zu einiger Ungenauigkeit in der Zuweisung der einzelnen Spesen (vor allem im Falle von Besitzübernahmen oder neuen Mietern) und in der Erstellung des Haushaltsplanes. Ein Vergleich des Haushaltsplanes mit der entsprechenden Abrechnung ist bei dieser Vorgehensweise oft unangebracht.
Die Kondominiumverwaltung folgt gewöhnlich diesem Prinzip, weil es gemeinhin als nüchterner und leichter verständlich empfunden wird.

Das Kompetenzprinzip

Nach diesem 'Modus operandi' werden in der Bilanz alle Ausgaben und Einnahmen eingeschlossen, die sich auf ein Geschäftsjahr beziehen, ganz unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt worden sind oder nicht. Wird nach diesem Prinzip gearbeitet, können sehr genaue Haushaltspläne erstellt werden und es ist sehr unwahrscheinlich, dass bei einer Übernahme der neue Miteigentüer für Spesen aufkommen muss, die sich auf Zeiträume beziehen, in denen er noch nicht Eigentümer des materiellen Anteils war.
Für die Transparenz und um die Kontrolle der Buchhaltung durch eventuelle Rechnungsprüfer zu erleichtern, sollte bei einer Abschlussrechnung nach Kompetenzprinzip immer auch eine Liste der noch offenen, d.h. nich gezahlten Rechnungen beigelegt werden. Nur so kann ein Vergleich der Kontoauszüge mit der Bilanz und den Rechnungsbelegen problemlos vor sich gehen.

Bei der Wahl des anzuwendenden Buchhaltungsprinzips handelt es sich um eine relativ wichtige Entscheidung, die nicht ständig geändert werden sollte, da der Übergang von einem Prinzip zum anderen einige Schwierigkeiten bei der Erstellung der neuen Haushaltspläne und der Spesenverteilung während der Übergangsperiode mit sich führt.

Wenn eine Wohnanlage mit vielen Aufwendungen rechnen muss, empfehlen wir das Kompetenzprinzip.